Тендерна документація — це головний документ, від якого залежить успіх усієї публічної закупівлі. Саме на її основі постачальники готують свої пропозиції, а замовник оцінює їхню відповідність. Одна нечітка або незаконна вимога здатна призвести до скарги в АМКУ, скасування торгів чи навіть до відповідальності уповноваженої особи. У цьому матеріалі розберемо, що має містити тендерна документація у 2026 році, які вимоги обовʼязкові, які заборонені та як уникнути типових помилок замовника.

Що таке тендерна документація простими словами

Тендерна документація — це документація щодо умов проведення тендеру, яку розробляє та затверджує замовник і оприлюднює у вільному доступі в електронній системі Prozorro. По суті, це покрокова інструкція для учасників: які документи подати для участі в закупівлі та яким чином вони мають бути оформлені.

Водночас це інструкція і для самого замовника — під час розгляду тендерних пропозицій він спирається саме на вимоги, які сам і прописав. Тому кожна вимога має бути чіткою, однозначною та не суперечити законодавству. Тендерна документація безоплатно оприлюднюється разом з оголошенням про проведення закупівлі та не є обʼєктом авторського права.

Чим регулюється складання документації у 2026 році

У 2026 році замовник формує тендерну документацію з урахуванням кількох нормативних актів:

Закон України «Про публічні закупівлі» — базовий документ, що визначає обовʼязкові складові тендерної документації;
Особливості здійснення публічних закупівель (постанова КМУ №1178) — діють на період воєнного стану та протягом 90 днів після його завершення; документація формується з їх урахуванням;
Примірна тендерна документація, затверджена наказами Мінекономіки, — не є обовʼязковою, але на її основі зручно сформувати власну.

Оскільки законодавство у сфері закупівель регулярно оновлюється, перед складанням документації важливо перевіряти чинні редакції нормативних актів, аби не спиратися на застарілі вимоги.

Обовʼязкові складові тендерної документації

Закон чітко визначає перелік інформації, яку замовник зобовʼязаний включити до тендерної документації. Основні складові:

один або декілька кваліфікаційних критеріїв до учасників;
підстави для відмови в участі у процедурі закупівлі;
інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим вимогам;
технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, зокрема технічна специфікація, інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати;
проєкт договору про закупівлю з обовʼязковим зазначенням порядку зміни його умов;
перелік критеріїв оцінки та методика оцінки тендерних пропозицій із зазначенням питомої ваги кожного критерію;
інформація про мову документації та валюту закупівлі;
строки подання та розкриття тендерних пропозицій.

Це мінімальний набір. Замовник може додати й іншу інформацію, вимоги щодо якої передбачені законодавством і яку він вважає за необхідне включити.

Кваліфікаційні критерії: що можна вимагати

Кваліфікаційні критерії — це вимоги до учасників, які підтверджують їхню здатність виконати договір. Замовник встановлює один або декілька з них:

наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій — коли предмет закупівлі потребує певних ресурсів;
наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного за предметом закупівлі договору;
наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Важливий нюанс щодо фінансової спроможності: замовник не має права вимагати підтвердження обсягу річного доходу в розмірі більшому, ніж очікувана вартість предмета закупівлі. Це часта помилка, яка стає підставою для скарги.

Які вимоги заборонено включати

Закон прямо забороняє низку вимог, які обмежують конкуренцію або дискримінують учасників. Замовнику не можна:

встановлювати вимоги, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників;
посилатися на конкретні марку, виробника, патент чи торговельну назву без слів «або еквівалент» (крім обґрунтованих випадків);
вимагати документального підтвердження інформації, яка є публічною та міститься у відкритих державних реєстрах з вільним доступом;
вимагати засвідчувати печаткою та підписом документи, подані у формі електронного документа з накладеним кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Порушення цих правил — найпоширеніша причина скарг до Антимонопольного комітету та скасування процедур. Тому перед публікацією документацію варто перевіряти саме на наявність дискримінаційних і надлишкових вимог.

Технічна специфікація: серце документації

Технічні вимоги до предмета закупівлі — це те, від чого залежить, чи отримає замовник саме той товар, роботу чи послугу, які йому потрібні. Чітко визначена специфікація захищає від постачання неякісного або невідповідного продукту.

Водночас специфікація не повинна бути «заточена» під конкретного постачальника. Якщо посилання на конкретну деталь чи характеристику є необхідним (наприклад, комплектуючі до наявного обладнання), воно має бути обґрунтованим, а специфікація — містити вираз «або еквівалент». Баланс між чіткістю вимог і відкритістю для конкуренції — головне завдання замовника на цьому етапі.

Типові помилки замовників

Практика показує, що більшість проблем із торгами виникає ще на етапі складання документації. Найпоширеніші помилки:

дискримінаційні вимоги, що звужують коло учасників під конкретну компанію;
вимога документів, які підтверджують публічну інформацію з відкритих реєстрів;
завищені вимоги до фінансової спроможності понад очікувану вартість;
посилання на конкретну торговельну марку без «або еквівалент»;
суперечності між окремими розділами документації та проєктом договору;
нечіткі формулювання, які можна трактувати двозначно;
публікація документації у форматі, недоступному для копіювання (варто використовувати редаговані формати, наприклад Word).

Кожна з цих помилок може коштувати замовнику скасованих торгів, скарги в АМКУ або зауважень під час моніторингу Держаудитслужби.

Як убезпечити себе від скарг і порушень

Щоб тендерна документація витримала перевірку, дотримуйтеся кількох принципів. По-перше, спирайтеся лише на чинні редакції законодавства та Особливостей. По-друге, включайте всі обовʼязкові складові, передбачені законом, і не додавайте надлишкових вимог. По-третє, формулюйте кожну вимогу однозначно, щоб її не можна було трактувати на користь чи проти конкретного учасника.

Оскільки ціна помилки в документації висока — від скасування торгів до відповідальності уповноваженої особи — багато замовників звертаються до фахівців. Професійний супровід публічних закупівель для замовника дозволяє розробити документацію, що відповідає законодавству, провести закупівлю без порушень та захистити інтереси замовника на всіх етапах.

Висновок

Тендерна документація — це фундамент усієї закупівлі. Від того, наскільки грамотно замовник пропише кваліфікаційні критерії, технічну специфікацію та умови договору, залежить, чи відбудуться торги, чи прийде якісний постачальник і чи не виникне скарг. У 2026 році, коли закупівлі проводяться за оновленим законодавством з урахуванням Особливостей воєнного стану, увага до кожної вимоги документації важлива як ніколи. Якщо ви не впевнені у власних силах, розробку та аудит документації варто довірити досвідченим фахівцям — це заощадить час і вбереже від дорогих помилок.