Робота уповноваженої особи у сфері публічних закупівель передбачає не лише прийняття рішень у межах процедур, але й їх належне документальне оформлення. Саме документообіг часто стає об’єктом уваги контролюючих органів під час моніторингів або перевірок.
Особливо це актуально для замовників, які працюють із процедурами через супровід публічних закупівель або самостійно проводять закупівлі через систему Prozorro.
Одним із найбільш поширених питань є: чи потрібно складати окремий протокол уповноваженої особи для кожного рішення в межах однієї закупівлі.
На практиці це питання має не лише організаційний, а й юридичний характер. Надмірна формалізація процесу створює зайве навантаження, тоді як недостатня деталізація може призвести до ризиків під час перевірок.
Щоб сформувати правильний підхід, необхідно звернутися до чинного законодавства та загальних правил діловодства.
Нормативне розуміння протоколу уповноваженої особи
Закон України «Про публічні закупівлі» не містить визначення терміну «протокол уповноваженої особи».
Разом з тим, частина десята статті 11 встановлює, що рішення уповноваженої особи повинні оформлюватися протоколом із зазначенням дати прийняття рішення та підписом уповноваженої особи.
Таким чином, закон визначає протокол як спосіб фіксації рішення, але не встановлює:
- конкретної структури документа;
- кількості протоколів у межах однієї закупівлі;
- обов’язковості оформлення окремого протоколу для кожної дії.
З точки зору діловодства, протокол є організаційно-розпорядчим документом, який підтверджує факт прийняття рішення та має юридичну силу.
Це означає, що основна функція протоколу — зафіксувати:
- хто прийняв рішення;
- коли воно прийняте;
- який саме зміст рішення.
Вимоги до оформлення протоколів
Хоча профільне законодавство не встановлює детальних вимог до оформлення протоколів, вони випливають із загальних норм діловодства.
Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції з документування управлінської інформації, протокол як організаційно-розпорядчий документ має містити обов’язкові реквізити.
До таких реквізитів, як правило, належать:
- назва документа;
- інформація про замовника;
- дата і номер документа;
- місце складання;
- текст із викладенням рішень;
- підпис уповноваженої особи.
Водночас зазначені нормативні акти не встановлюють вимоги щодо складання окремого протоколу для кожної дії, якщо такі дії є взаємопов’язаними.
Чи можна об’єднувати рішення в одному протоколі
Загальні правила діловодства допускають об’єднання кількох пов’язаних рішень в одному документі.
Головна умова — такі рішення повинні бути:
- чітко сформульовані;
- логічно пов’язані між собою;
- однозначно зрозумілі при перевірці.
Такий підхід дозволяє оптимізувати роботу уповноваженої особи та водночас не порушує вимоги законодавства.
Чи встановлює закон обов’язок складати кілька протоколів
Аналіз частини десятої статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» свідчить, що законодавець акцентує увагу не на кількості протоколів, а на належному оформленні рішень уповноваженої особи.
Норма не містить вимоги щодо обов’язкового оформлення кожного рішення окремим протоколом, так само як і не забороняє об’єднання кількох рішень в одному документі.
Таким чином, відсутність прямого принципу «один протокол — одне рішення» означає, що замовник має право самостійно визначати підхід до документування своїх рішень.
Ключовим є не кількість документів, а можливість чітко встановити:
- які саме рішення були прийняті;
- ким вони були прийняті;
- коли відбулося їх прийняття.
Практичний підхід до оформлення рішень
У межах однієї закупівлі уповноважена особа зазвичай приймає кілька взаємопов’язаних рішень.
До таких рішень можуть належати:
- затвердження або внесення змін до річного плану;
- прийняття рішення про проведення закупівлі;
- визначення способу закупівлі;
- оприлюднення документів у системі Prozorro.
У практиці застосовуються два основні підходи.
Підхід 1 — окремий протокол для кожного рішення
Цей варіант передбачає оформлення кожного рішення окремим документом.
Його перевага — простота ідентифікації конкретного рішення, однак недоліком є значне збільшення обсягу документообігу.
Підхід 2 — один протокол для кількох рішень
Другий підхід полягає у складанні одного протоколу, в якому послідовно відображаються кілька рішень у межах однієї закупівлі.
Чинне законодавство не встановлює пріоритетності жодного з підходів.
Водночас, з урахуванням принципів ефективності та оптимізації процесів, об’єднання кількох рішень в одному протоколі є цілком обґрунтованим, якщо ці рішення логічно пов’язані між собою.
Юридичні ризики та як їх уникнути
Основний ризик при використанні одного протоколу для кількох рішень полягає у можливих зауваженнях з боку контролюючих органів щодо недостатньої деталізації.
Проте сам факт об’єднання рішень не є порушенням, якщо зміст документа чітко та однозначно відображає кожне рішення.
Для мінімізації ризиків рекомендується:
- оформлювати кожне рішення окремим пунктом;
- чітко формулювати зміст рішення;
- зазначати предмет закупівлі;
- додавати посилання на відповідні дії в електронній системі.
Такий підхід дозволяє уникнути претензій під час перевірок та забезпечує належний рівень прозорості.
Висновок
Чинне законодавство не містить обов’язку оформлювати окремий протокол уповноваженої особи для кожного рішення в межах однієї закупівлі.
Вимога закону полягає лише у належному документальному оформленні рішень із зазначенням дати їх прийняття та підпису уповноваженої особи.
Отже, замовник має право обирати підхід:
- або складати окремі протоколи для кожного рішення;
- або об’єднувати взаємопов’язані рішення в одному документі.
За умови дотримання вимог законодавства та правил діловодства обидва варіанти є правомірними, а вибір залежить від внутрішньої організації роботи замовника.
