Підпункт 6 пункту 13 Особливостей застосовується у випадку, коли відкриті торги були відмінені через відсутність учасників, а замовник має право укласти договір без повторного проведення торгів.
Перед укладенням такого договору замовник повинен отримати від майбутнього контрагента документи, які раніше вимагалися від учасників у тендерній документації. Водночас законодавство прямо не визначає, у якій саме формі ці документи мають бути надані: паперовій чи електронній.
Якщо замовнику або постачальнику потрібна допомога з аналізом вимог документації, підготовкою документів або перевіркою закупівельних ризиків, корисною може бути послуга супроводу публічних закупівель.
Що передбачає підпункт 6 пункту 13 Особливостей
Пункт 13 Особливостей встановлює механізм здійснення окремих закупівель без проведення відкритих торгів у виняткових випадках.
Одна з таких підстав — ситуація, коли відкриті торги не відбулися через відсутність учасників.
У такому разі замовник може укласти договір з контрагентом, але повинен дотриматися важливої умови: отримати документи, які підтверджують відповідність контрагента вимогам, визначеним у попередній тендерній документації.
Які документи має надати контрагент
Контрагент повинен надати документи, які замовник вимагав від учасників під час проведення відкритих торгів.
Зазвичай це можуть бути:
- документи на підтвердження відповідності кваліфікаційним вимогам;
- документи щодо відсутності підстав для відмови;
- технічна частина пропозиції;
- документи щодо якісних та технічних характеристик предмета закупівлі;
- підтвердження відповідності умовам проєкту договору;
- інші документи, передбачені тендерною документацією.
Тобто замовник не може довільно зменшити обсяг документів, якщо вони були важливими для підтвердження відповідності учасника під час торгів.
Чи обов’язково вимагати документи в паперовому вигляді
Законодавство не встановлює обов’язку вимагати від контрагента документи саме в паперовому вигляді.
Якщо документи надані електронною поштою або іншим електронним способом, визначеним замовником, це може бути належним і практичним варіантом.
Головне — не форма подання, а те, щоб документи були повними, читабельними, достовірними та відповідали вимогам тендерної документації.
Чому електронне подання документів є логічним
У класичних відкритих торгах учасники подають документи через електронну систему закупівель. Замовник не очікує, що учасник додатково надсилатиме паперові копії поштою.
Закупівля за підпунктом 6 пункту 13 Особливостей фактично продовжує цю логіку: якщо документи можуть бути подані електронно в межах торгів, то електронне надання документів контрагентом також є обґрунтованим підходом.
Для учасників, які регулярно працюють із закупівлями, важливо одразу готувати документи у форматі, придатному для перевірки замовником. У цьому може допомогти супровід публічних закупівель для учасників і постачальників.
Чи потрібно оприлюднювати всі документи в системі
Законодавство не встановлює прямого обов’язку оприлюднювати весь пакет документів контрагента у звіті про договір.
Замовник може розмістити такі документи в електронній системі закупівель за власним рішенням, але це не є обов’язковою умовою.
Водночас усі документи мають бути фактично отримані замовником і зберігатися так, щоб у разі перевірки можна було підтвердити правомірність укладення договору.
Що важливо зберегти замовнику
Замовнику варто забезпечити належне збереження всього пакета документів, отриманого від контрагента.
Доцільно зберігати:
- електронні файли, надані контрагентом;
- листування щодо надання документів;
- дату отримання документів;
- перелік документів, які були надані;
- внутрішню перевірку відповідності документів вимогам;
- обґрунтування можливості укладення договору.
Це допоможе замовнику підтвердити, що договір укладено не довільно, а після перевірки документів контрагента.
Яким вимогам мають відповідати документи контрагента
Документи, які подає контрагент, мають відповідати вимогам тендерної документації, що застосовувалася під час відкритих торгів.
Особливу увагу потрібно звернути на:
- технічні характеристики предмета закупівлі;
- якісні характеристики товару, роботи або послуги;
- кваліфікаційні вимоги до контрагента;
- умови проєкту договору;
- документи, які підтверджують право контрагента виконати договір;
- відповідність істотним умовам попередньої закупівлі.
Це важливо, тому що договір за пунктом 13 Особливостей не має суттєво відрізнятися від умов, які були визначені замовником під час відкритих торгів.
Чому не варто зменшувати обсяг документів
Якщо замовник вимагав певні документи у тендерній документації, але перед укладенням договору за пунктом 13 Особливостей їх не отримав, це може створити ризики під час перевірки.
Контролюючий орган може поставити питання, чи справді замовник переконався у відповідності контрагента вимогам закупівлі.
Тому безпечніший підхід — отримати повний пакет документів, який дозволяє підтвердити, що контрагент відповідає тим самим вимогам, які висувалися до учасників торгів.
Практичний висновок для замовника
Замовник має право отримати документи від контрагента в електронному вигляді, якщо такий спосіб дозволяє перевірити їхній зміст, повноту та відповідність вимогам закупівлі.
Вимагати паперові копії не обов’язково, якщо закон прямо не встановлює такої вимоги.
Оприлюднення всього пакета документів у системі також не є обов’язковим, але замовник повинен мати ці документи у своєму розпорядженні та бути готовим надати їх у разі перевірки.
Висновок: головне — повнота документів, а не паперова форма
Підпункт 6 пункту 13 Особливостей не встановлює обов’язкової паперової форми для документів, які контрагент подає перед укладенням договору.
Електронне подання документів є прийнятним і практичним способом, якщо документи повні, достовірні та відповідають вимогам тендерної документації.
Для замовника ключове завдання — отримати повний пакет документів, перевірити їх і зберегти підтвердження такої перевірки. Саме це забезпечує правомірність укладення договору за винятковою підставою.
