Часто перед замовниками постає питання: як реагувати на листи або дзвінки від потенційних учасників закупівель, які надходять не через електронну систему Prozorro? Чи потрібно обов’язково відповідати на такі звернення, і що дозволено законом?
Якщо звернення надходить ДО оголошення закупівлі:
На цьому етапі замовник має достатньо свободи у спілкуванні з потенційними постачальниками. Йому дозволено:
• запрошувати компанії до участі в майбутніх закупівлях;
• збирати прайси й комерційні пропозиції;
• уточнювати характеристики продукції;
• моніторити ринок.
Важливо: усі дії повинні відповідати принципам прозорості, рівності та недискримінації. Реагувати на звернення у цей період – рішення добровільне.
Якщо процедура закупівлі ВЖЕ оголошена:
Після публікації оголошення замовник зобов’язаний комунікувати з учасниками виключно через електронну систему закупівель. Наприклад:
• Під час відкритих торгів з особливостями постачальники можуть задавати питання, і замовник повинен на них відповідати.
• Водночас зміни до тендерної документації вносяться лише на розсуд самого замовника, навіть якщо учасник наполягає на таких змінах.
Щодо звернень на електронну або фізичну пошту:
Листи, що надходять на офіційну пошту замовника або телефоном, під час активної закупівлі не вимагають обов’язкової відповіді. Такі звернення не мають юридичної сили в рамках закупівельної процедури. Замовнику рекомендовано вказати у відповіді (за бажанням), що комунікація здійснюється виключно через Prozorro.
Єдиним винятком можуть бути внутрішні політики підприємства (документообіг, ведення кореспонденції тощо).
Висновок
Усі ключові комунікації в межах публічних закупівель мають відбуватися через електронну систему Prozorro — це гарантує прозорість, доступність і юридичну захищеність усіх сторін. Однак на етапі підготовки до закупівлі корисно збирати комерційні дані та вивчати ринок через альтернативні канали. Головне — дотримуватись рівного підходу до всіх постачальників.
