Часто перед замовниками постає питання: як реагувати на листи або дзвінки від потенційних учасників закупівель, які надходять не через електронну систему Prozorro? Чи потрібно відповідати на такі звернення, і що дозволено законодавством?
Якщо звернення надходить до оголошення закупівлі
На цьому етапі замовник має достатньо свободи у взаємодії з потенційними постачальниками.
- запрошувати компанії до участі у майбутніх закупівлях;
- збирати прайси та комерційні пропозиції;
- уточнювати технічні характеристики;
- проводити аналіз ринку.
Важливо дотримуватись принципів прозорості, рівності та недискримінації. Реагування на такі звернення є добровільним.
Детальніше про формування вимог читайте у статті дискримінаційні вимоги у тендерах.
Якщо закупівля вже оголошена
Після публікації закупівлі комунікація з учасниками повинна здійснюватися виключно через електронну систему.
- учасники ставлять питання через Prozorro, і замовник зобов’язаний відповідати;
- внесення змін до документації — право замовника, а не обов’язок.
Більше про процедури читайте у матеріалі особливості закупівель.
Звернення поза системою: чи потрібно відповідати
Листи або дзвінки, що надходять поза Prozorro під час активної процедури, не потребують обов’язкової відповіді.
Такі звернення:
- не мають юридичної сили;
- не є частиною процедури закупівлі;
- не впливають на рішення замовника.
За бажанням можна відповісти та вказати, що комунікація здійснюється виключно через Prozorro.
Що варто врахувати
Винятком можуть бути внутрішні правила підприємства щодо обробки кореспонденції.
Також важливо уникати ситуацій, які можуть бути розцінені як перевага окремому учаснику.
Висновок
Усі ключові комунікації в межах публічних закупівель повинні відбуватися через Prozorro. Це забезпечує прозорість, рівний доступ та юридичний захист.
Водночас на етапі підготовки закупівлі допустимо використовувати інші канали для аналізу ринку. Головне — дотримуватись однакового підходу до всіх постачальників.
