У проведенні закупівель замовниками передбачено важливі принципи відповідності вимогам Закону про публічні закупівлі. Згідно з пунктом 14 особливостей, закупівля здійснюється за наявної або планової потреби наступних періодів.
Важливість цього процесу відображається в річному плані закупівель, але життя часто несе несподівані сюрпризи у вигляді "додаткових потреб".
Ось декілька прикладів ситуацій, які можуть виникнути:
1. Ви вже провели закупівлю, але до кінця року знову з'являється потреба. Можна чи не можна провести ще одну закупівлю до кінця року?
2. У вас є певний обсяг коштів для ремонту, але чи можете ви укласти договір на додаткові роботи?
3. Нова несподівана потреба в електромонтажних роботах - як її врахувати?
4. Чи можна знову провести тендери, якщо знову потрібні товари?
5. Нова потреба в паливі - як це організувати?
6. Нова потреба в товарах для школи - як покрити ці витрати?
7. Чи можна провести ще один тендер на паливо до кінця року?
У таких випадках, згідно з пунктом 15 особливостей, передбачено, що нова несподівана потреба не додається до очікуваної вартості попередньої закупівлі. Рішення щодо цієї потреби фіксується в протоколі уповноваженої особи.
Уповноважена особа повинна мати належну документацію, що підтверджує цю потребу - рішення про виділення коштів, внутрішні заявки та документи, які підтверджують зміни до бюджету.
Отже, у випадку додаткових потреб, необхідно дотримуватись установлених процедур і фіксувати всі дії документально.
