Правила передачі обов'язків Уповноваженої Особи (далі - УО) та управління КЕП
Коли працівника звільняють, необхідно враховувати правила Кодексу законів про працю України, але ніякими нормативно-правовими актами не врегульовано сам процес передачі обов'язків від одного УО до іншого.
Після звільнення УО, Замовник має призначити нового УО згідно із законом. Якщо в Замовника відсутні внутрішні документи про передачу обов'язків та документів при звільненні працівника, цей процес повинен бути чітко визначений у розпорядчому документі (наприклад, наказі чи розпорядженні), де зазначено обов'язок звільненої УО передати справи новому УО, якого призначить керівник Замовника. Найкраще це визначити в положенні про УО.
Якщо УО, яку звільняють, брала участь у закупівлі, яка ще не завершена на момент її звільнення, Замовник має організувати швидку передачу справ, оскільки кожний етап закупівлі має свої строки, порушення яких може призвести до штрафів та відповідальності.
Передачу справ та документів від УО, яка звільняється, до нового УО можна здійснити через складання та підписання акта приймання-передачі документів.
Керівнику необхідно створити комісію, до складу якої входять працівники установи, які братимуть участь у передачі документів та обов'язків УО.
У акті передачі слід зазначити, які документи передаються, від кого і кому, а також їх кількість та перелік.
Що ж робити з кваліфікованим електронним підписом Уповноваженої особи, який зберігається на захищеному носії інформації – токені?
Спершу необхідно скасувати або заблокувати цей КЕП. Уповноважена особа повинна звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який виготовив їй цей електронний підпис, і подати заяву про скасування або блокування. Після цього флешку чи токен з КЕПом слід повернути установі.
Також важливо пам’ятати, що нова Уповноважена особа не несе відповідальності за будь-які дії попередньої УО у вже завершених процедурах закупівель.
