Национальный банк Украины, несмотря на вызовы, связанные с вторжением РФ, возобновил свою активность в сфере публичных закупок через систему Prozorro. Даже в этих сложных условиях НБУ производит критические закупки путем конкурентных процедур, стремясь обеспечить прозрачность и эффективность тендеров.
В течение 2022 и 2023 годов публичные закупки Национального банка стали еще более конкурентными и экономически выгодными по сравнению с прошлыми периодами. Как удалось добиться таких результатов?
Директор Департамента закупок Национального банка, Андрей Телюпа, поделился рекомендациями по эффективной организации публичных закупок.
Подготовка к проведению тендера является ключевым этапом в формировании четкой закупочной стратегии.
Во-первых, нужно провести качественное исследование рынка. Сегодня доступ к большому количеству данных через различные источники, такие как Prozorro и Google. Перед формированием тендерной заявки необходимо детально изучить рынок, ознакомиться с потенциальными поставщиками и провести консультации с ними.
Ожидаемая стоимость закупки должна основываться на предложениях бизнеса и реальных ценах на рынке.
К примеру, при планировании большой закупки комплексных услуг для Национального банка, мы воспользовались данными из Prozorro. Выбрав 10 компаний, отвечающих нашим потребностям, мы организовали круглый стол с их представителями, чтобы соответственно отбирать услуги и повышать конкуренцию.
Во-вторых, документация должна быть четкой и понятной. В Национальном банке документы представляются в простом формате, а полный перечень необходимых документов размещается в отдельном приложении. Это упрощает процесс как для клиента, так и для поставщика.
Важно, чтобы техническая документация поставщиков была безошибочной, поскольку поправка после подачи запрещена требованиями Антимонопольного комитета Украины (АМКУ).
Примером может служить один из наших тендеров, где победил поставщик по самой низкой цене, однако не включил перевод технического каталога на украинский язык. Это заставило нас выделить еще 24 часа в добавление украиноязычного каталога. Фактически это не привело ни к каким изменениям, только был добавлен перевод.
В то же время другой участник подал жалобу в Антимонопольный комитет Украины и победил в жалобном процессе. Это привело к потере выгодного предложения. Поэтому мы призываем всех заказчиков быть очень внимательными к техническим требованиям, а поставщикам, желающим участвовать в тендере, тщательно их выполнять.
Третьим шагом является персонифицированное приглашение. Функция приглашения поставщиков по коду CPV сейчас осуществляется через электронные платформы. К сожалению, этот метод не всегда эффективен, поскольку многие воспринимают такие письма как спам.
Наша стратегия – осуществлять предтендерную коммуникацию для увеличения конкуренции. Мы отправляем дополнительные электронные письма с приглашениями потенциальным участникам аукциона.
Когда вы лично обращаетесь к поставщикам и приглашаете их на ваш тендер, их мотивация поучаствовать в нем растет. Они видят, что компания заинтересована в проведении открытого и честного аукциона.
Анализ победителей тендеров является ключевым этапом в обеспечении прозрачности и законности в проведении торгов. Этот процесс играет важную роль в предотвращении репутационных и рисков безопасности, а также в обеспечении соответствия законодательным требованиям.
Департамент безопасности Национального банка ответственен за подробную проверку участников тендерных процедур относительно их соответствия требованиям законодательства. Эта проверка включает проверку участников на предмет возможных ограничений, которые могут быть применены к ним, таких как санкции, запреты на осуществление публичных закупок, антиконкурентные действия и сотрудничество с агрессорами.
Например, претендентов на победу в тендере отклоняют, если они имеют отношение к странам-агрессорам или их субъектам, имеют судимость или находятся под санкциями. Также важно избегать конфликта интересов.
В случае отсутствия законных оснований для отказа участнику тендера, предложившему лучшую цену, Национальный банк заключает с ним договор.
Наш подход состоит в том, что победитель тендера должен соблюдать все требования действующего законодательства и предлагать наиболее экономически выгодное предложение, отвечающее интересам банка и общей стратегии экономии средств.
Обеспечение выполнения условий сделки является важной целью любого торгового процесса, включая тендеры. Поставщики должны быть осознаны своими обязательствами, которые четко определяются в договоре.
Важно иметь четкие требования к обеспечению тендерного предложения, позволяющего привлекать реальных игроков на аукционе, а также избегать "тендерных троллей". Это обеспечивает дисциплинированность поставщика при выполнении соглашения.
После завершения тендера и заключения договора важно продолжать анализировать рынок для дальнейшего совершенствования закупочных процессов компании.
Основные направления, на которые следует обратить внимание:
• Изучение опыта других заказчиков,проведение встреч и обмен опытом по улучшению собственных процессов закупок.
• Следить за новыми тенденциями в сфере закупок, в частности, с применением искусственного интеллекта, который может оптимизировать процессы поиска заказчиков и подготовки документации.
• Понимание того, что успешный тендер требует постоянной работы и саморазвития.
Эти простые, но эффективные советы позволили Национальному банку занять одно из ведущих мест по результатам закупок за последние два года.
