Національний банк України, незважаючи на виклики, пов'язані з вторгненням РФ, відновив свою активність у сфері публічних закупівель через систему Prozorro. Навіть у цих складних умовах НБУ проводить критичні закупівлі шляхом конкурентних процедур, прагнучи забезпечити прозорість та ефективність тендерів.
Протягом 2022 та 2023 років публічні закупівлі Національного банку стали ще більш конкурентними та економічно вигідними, порівняно з минулими періодами. Як вдалося досягти таких результатів?
Директор Департаменту закупівель Національного банку, Андрій Телюпа, поділився рекомендаціями щодо ефективної організації публічних закупівель.
Підготовка до проведення тендеру є ключовим етапом у формуванні чіткої закупівельної стратегії.
По-перше, необхідно провести якісне дослідження ринку. Сьогодні доступ до великої кількості даних через різноманітні джерела, такі як Prozorro та Google. Перед формуванням тендерної заявки необхідно детально вивчити ринок, ознайомитися з потенційними постачальниками та провести консультації з ними.
Очікувана вартість закупівлі повинна базуватися на пропозиціях бізнесу та реальних цінах на ринку.
Наприклад, при плануванні великої закупівлі комплексних послуг для Національного банку, ми скористалися даними з Prozorro. Обравши 10 компаній, які відповідали нашим потребам, ми організували круглий стіл з їхніми представниками, щоб відповідно відбірати послуги та підвищувати конкуренцію.
По-друге, документація повинна бути чіткою і зрозумілою. У Національного банку документи подаються в простому форматі, а повний перелік необхідних документів розміщується в окремому додатку. Це спрощує процес як для замовника, так і для постачальника.
Важливо, щоб технічна документація постачальників була безпомилковою, оскільки виправлення після подачі заборонено вимогами Антимонопольного комітету України (АМКУ).
Прикладом може служити один із наших тендерів, де переміг постачальник з найнижчою ціною, проте не включив переклад технічного каталогу українською мовою. Це змусило нас виділити ще 24 години на додавання україномовного каталогу. Фактично, це не призвело до жодних змін, лише був доданий переклад.
У той же час, інший учасник подав скаргу до Антимонопольного комітету України і переміг у скарговому процесі. Це призвело до втрати нами вигідної пропозиції. Тому ми закликаємо всіх замовників бути дуже уважними до технічних вимог, а постачальників, які бажають брати участь у тендері, ретельно їх виконувати.
Третім кроком є персоніфіковане запрошення. Функція запрошення постачальників за кодом CPV зараз реалізується через електронні платформи. На жаль, цей метод не завжди ефективний, оскільки багато людей сприймають такі листи як спам.
Наша стратегія - здійснювати передтендерну комунікацію для збільшення конкуренції. Ми відправляємо додаткові електронні листи із запрошеннями потенційним учасникам аукціону.
Коли ви особисто звертаєтеся до постачальників та запрошуєте їх на ваш тендер, їхня мотивація взяти участь в ньому зростає. Вони бачать, що ваша компанія зацікавлена у проведенні відкритого та чесного аукціону.
Аналіз переможців тендерів виступає ключовим етапом у забезпеченні прозорості та законності у проведенні торгів. Цей процес відіграє важливу роль у запобіганні репутаційних та безпекових ризиків, а також в забезпеченні відповідності законодавчим вимогам.
Департамент безпеки Національного банку України відповідальний за докладну перевірку учасників тендерних процедур щодо їхньої відповідності вимогам законодавства. Ця перевірка охоплює перевірку учасників на предмет можливих обмежень, що можуть бути застосовані до них, таких як санкції, заборони на здійснення публічних закупівель, антиконкурентні дії та співпраця з агресорами.
Наприклад, претендентів до перемоги в тендері відхиляють, якщо вони мають стосунок до країн-агресорів або їхніх суб'єктів, мають судимість або знаходяться під санкціями. Також важливо уникати конфлікту інтересів.
У випадку відсутності законних підстав для відмови учаснику тендеру, що запропонував найкращу ціну, Національний банк укладає з ним договір.
Наш підхід полягає в тому, що переможець тендеру повинен дотримуватися всіх вимог чинного законодавства та пропонувати найбільш економічно вигідну пропозицію, що відповідає інтересам банку та загальній стратегії економії коштів.
Забезпечення виконання умов угоди є важливою метою будь-якого торгового процесу, включаючи тендери. Постачальники повинні бути свідомі своїх зобов'язань, які чітко визначаються у договорі.
Важливо мати чіткі вимоги до забезпечення тендерної пропозиції, що дозволяє залучати реальних гравців на аукціоні, а також уникати "тендерних тролів". Це забезпечує дисциплінованість постачальника під час виконання угоди.
Після завершення тендеру і підписання договору важливо продовжувати аналізувати ринок для подальшого вдосконалення закупівельних процесів компанії.
Основні напрямки, на які варто звернути увагу:
• Вивчення досвіду інших замовників,
проведення зустрічей та обмін досвідом для покращення власних процесів закупівель.
• Слідкування за новими тенденціями у сфері закупівель, зокрема за застосуванням штучного інтелекту, який може оптимізувати процеси пошуку замовників та підготовки документації.
• Розуміння того, що успішний тендер вимагає постійної роботи та саморозвитку.
Ці прості, але ефективні поради дозволили Національному банку зайняти одне з провідних місць за результатами закупівель у останні два роки.
