Після змін щодо розкриття інформації про кінцевих бенефіціарних власників у сфері публічних закупівель у замовників та учасників виникло багато практичних питань. Найчастіше вони стосуються того, коли саме подавати інформацію про КБВ, чи формує її система автоматично, як її перевіряти та в яких закупівлях вона є обов’язковою.
Нижче зібрано ключові відповіді, які допоможуть замовникам і постачальникам правильно працювати з інформацією про КБВ у Prozorro та уникати помилок під час подання пропозицій або оприлюднення звітів.
Якщо компанія регулярно бере участь у закупівлях і хоче зменшити ризик відхилення через документи, варто звернути увагу на супровід публічних закупівель для учасників і постачальників.
Коли учасник має завантажувати інформацію про КБВ
Якщо учасник бере участь у закупівлі, де передбачено обов’язок зазначення інформації про кінцевих бенефіціарних власників, таку інформацію потрібно включити до складу пропозиції.
Тобто учасник завантажує документ або інформацію про КБВ разом з іншими документами під час подання тендерної пропозиції.
Чи формує Prozorro інформацію про КБВ автоматично
Ні, електронна система закупівель не формує інформацію про КБВ автоматично.
Учасник або замовник має самостійно завантажити відповідний документ до системи, якщо така інформація потрібна для конкретної закупівлі або звіту.
Як замовнику оприлюднити інформацію про КБВ
Замовник може оприлюднити інформацію про КБВ шляхом завантаження відповідного документа до електронної системи закупівель.
Це може бути:
- витяг з ЄДР;
- інший документ, що містить інформацію про КБВ;
- документ, сформований замовником самостійно;
- документ, наданий постачальником для подальшого розміщення замовником у системі.
Такий документ може бути попередньо сформований через портал Міністерства юстиції України.
Коли учаснику-нерезиденту потрібно вказувати інформацію про КБВ
Учасник-нерезидент може подавати інформацію про КБВ під час участі у відкритих торгах разом із тендерною пропозицією.
Також така інформація може надаватися замовнику для оприлюднення під час закупівель, щодо яких формується звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Це стосується, зокрема, закупівель за пунктами 9, 11, 13, 86, 89, 90 Особливостей.
Де перевіряти інформацію про КБВ
Інформацію про кінцевих бенефіціарних власників можна перевірити у Єдиному державному реєстрі.
Однак така перевірка можлива за умови, що учасник вніс відповідні дані до ЄДР.
Для резидентів перевірка через ЄДР є базовим джерелом підтвердження. Для нерезидентів замовник має орієнтуватися на спосіб підтвердження, який сам визначив у тендерній документації.
У яких закупівлях потрібно зазначати КБВ
Відображення інформації про КБВ в електронній системі закупівель потрібне не в усіх випадках, а для визначених типів закупівель.
Зокрема, така інформація вимагається:
- у відкритих торгах;
- під час звітування про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, за пунктом 9 Особливостей;
- за пунктом 11 Особливостей;
- за пунктом 13 Особливостей;
- за пунктом 86 Особливостей;
- за пунктом 89 Особливостей;
- за пунктом 90 Особливостей.
Замовникам важливо правильно визначати, чи належить конкретна закупівля до переліку випадків, де інформація про КБВ має бути відображена в системі.
Як замовнику перевіряти КБВ учасників-резидентів
Для учасників-резидентів замовник перевіряє інформацію про КБВ з урахуванням вимог пункту 47 Особливостей та даних Єдиного державного реєстру.
Якщо інформація в ЄДР наявна, замовник може використовувати її для перевірки відомостей про кінцевих бенефіціарних власників учасника.
Як перевіряти КБВ учасників-нерезидентів
Для учасників-нерезидентів перевірка здійснюється за правилами, які замовник передбачив у тендерній документації.
Тобто замовник має заздалегідь визначити спосіб підтвердження інформації про КБВ для нерезидентів, щоб учасник розумів, які саме документи потрібно подати.
Це особливо важливо, оскільки дані нерезидентів можуть не відображатися в українському ЄДР так само, як дані українських юридичних осіб.
Що варто врахувати учасникам
Учасникам варто не чекати етапу кваліфікації, а заздалегідь перевірити, чи потрібна інформація про КБВ у конкретній закупівлі.
Перед поданням пропозиції доцільно:
- перевірити вимоги тендерної документації;
- підготувати актуальний документ із даними про КБВ;
- переконатися, що інформація відповідає даним у ЄДР;
- завантажити документ разом з іншими файлами пропозиції;
- для нерезидентів — подати документи у спосіб, визначений замовником.
Що варто врахувати замовникам
Замовникам важливо не лише вимагати інформацію про КБВ, а й правильно описати спосіб її подання та перевірки.
У тендерній документації бажано чітко визначити:
- у яких випадках учасник має подати інформацію про КБВ;
- який документ вважається належним підтвердженням;
- як перевіряються дані резидентів;
- як підтверджують КБВ учасники-нерезиденти;
- чи потрібно подавати витяг з ЄДР або інший документ.
Якщо замовнику потрібна допомога з підготовкою вимог документації або аналізом закупівельних ризиків, можна скористатися послугою супроводу публічних закупівель.
Висновок: інформацію про КБВ потрібно подавати і перевіряти вручну
Інформація про кінцевих бенефіціарних власників не формується в Prozorro автоматично. Її потрібно завантажувати самостійно у складі пропозиції або як окремий документ для оприлюднення замовником.
Для резидентів основним джерелом перевірки є ЄДР, якщо відповідні дані внесені до реєстру. Для нерезидентів спосіб підтвердження має бути визначений замовником у тендерній документації.
Щоб уникнути помилок, учасникам варто заздалегідь готувати документи про КБВ, а замовникам — чітко прописувати вимоги до їх подання та перевірки.
