Уявити роботу уповноваженої особи (УО) без кваліфікованого електронного підпису (КЕП) неможливо, адже майже всю інформацію, яку УО вносить в електронну систему закупівель, необхідно підписувати електронним підписом.
Електронний підпис для УО має бути виданий на представника замовника. Відповідно до частини 2 статті 237 Цивільного кодексу України, особа, яка діє в чужих інтересах, але від власного імені, не є представником. Отже, використовуючи свій особистий ключ для оприлюднення інформації в електронній системі закупівель, УО діятиме не від імені замовника, а від свого власного, що суперечить законодавству.
Під час влаштування на роботу за довіреністю замовника УО виготовляють персональний КЕП, який використовується поки вона працює у замовника та здійснює закупівлі від його імені.
Де зберігається КЕП?
КЕП уповноваженої особи зберігається на захищеному носії інформації (токені), який має вигляд USB-флешки або смарт-картки (пластикової картки з чіпом). Головною задачею токену є безпечне зберігання інформації та ідентифікація користувача.
Що робити з токеном у випадку звільнення?
Токен – це фізичний носій. На ньому зберігається електронний підпис УО, який при перевірці через Центральний засвідчувальний орган відображає інформацію про УО та підприємство/установу/організацію, яку вона представляє.
У багатьох організаціях існують внутрішні правила, які регламентують облік і використання КЕП. Якщо такі правила передбачають здачу КЕП при звільненні, то звільнена особа повинна дотримуватися цих вимог.
Зазвичай, апаратний носій, на якому зберігається КЕП, повертається організації при звільненні. Однак, інколи замовник не вимагає повернення носія, але самостійно відкликає сертифікат КЕП, щоб унеможливити його подальше використання УО після звільнення.
Таким чином, здача КЕП при звільненні не є обов'язковою вимогою за законом, але може бути необхідною відповідно до внутрішніх політик організації та вимог безпеки.
Хто може заблокувати або скасувати КЕП?
Згідно зі статтею 25 Закону України «Про електронні довірчі послуги», змінити статус сертифіката може лише його власник. Проте, якщо працівника звільнено, керівник організації може скасувати його сертифікат, звернувшись особисто до кваліфікованого надавача з повідомленням встановленого зразка.
Чи потрібно додатково блокувати або скасовувати КЕП при звільненні?
Припустимо, що правила вашої організації передбачають здачу КЕП при звільненні. Варто розуміти, що після здачі ключ залишатиметься дійсним.
Хоча закон не вимагає від уповноваженої особи додатково блокувати КЕП після звільнення, ми рекомендуємо це зробити. Залишаючи установу, ви передаєте не просто флешку, а носій, який містить ваш особистий підпис. Якщо хтось дізнається ваш захисний пароль, він зможе використовувати ваш ключ.
Тому, щоб уникнути неприємних ситуацій, упевніться, що ваш ключ не зможе використовувати ніхто інший після звільнення.
Як заблокувати або скасувати КЕП?
Заблокувати або скасувати КЕП можна як усно, так і письмово. Найчастіше КЕП оформлюють в акредитованих центрах сертифікації ключів «Україна» та КНЕДП – ІДД ДПС.
Наприклад, для скасування або блокування КЕП, виданого АЦСК «Україна», достатньо зателефонувати за номерами: (044) 206-72-30, (044) 206-72-10 та (098) 206-72-10.
Для скасування КЕП, виданого КНЕДП – ІДД ДПС, необхідно подати відповідну заяву в усній формі за номером (044) 284-00-10.
При блокуванні сертифіката власник повинен повідомити співробітнику Центру таку інформацію:
Ідентифікаційні дані власника сертифіката (код ЄДРПОУ, назву компанії та ПІБ особи, чий сертифікат необхідно заблокувати);
Фразу-пароль для голосової автентифікації.
