1. Задайте реалістичний графік подання та поставки товару. Важливо враховувати, що час, необхідний постачальникам на підготовку та доставку товару, може відрізнятися в залежності від конкретних умов та характеристик товару. Оголошуйте терміни, які дозволять учасникам максимально якісно відповісти на ваш запит.
2. Розглядайте більш довгі терміни для учасників. Учасникам, які мають потенціал та ресурси, треба дати достатньо часу для участі у тендері та організації поставок. Розумійте, що швидкість не завжди є ключовою у процесі закупівлі, адже важливо, щоб постачальники мали можливість працювати ефективно та якісно.
3. Дотримуйтеся принципу відкритості та прозорості. Забезпечте доступність усієї необхідної інформації для учасників. Це дозволить їм краще розуміти ваші потреби та відповідати на них якісно.
4. Забезпечте можливість для конкуренції. Шляхом відкритої конкуренції ви забезпечуєте собі можливість отримати найкращі умови та ціни на товари. Зробіть процес участі максимально простим та зрозумілим для всіх зацікавлених сторін.
5. Звертайте увагу на досвід постачальників. Перед проведенням тендеру ретельно оцінюйте досвід та ресурси потенційних постачальників. Враховуйте їхні можливості та реалістичність їхніх пропозицій.
Умови поставки в процесі закупівлі: як забезпечити ефективну доставку
Кожен замовник може мати власні специфічні вимоги до поставки товарів. Наприклад, дитячий садок може потребувати щоденних поставок молочних продуктів у невеликих партіях до 9 ранку. Ці умови зазвичай визначаються в договорах, проте не завжди учасники звертають на них увагу при поданні пропозицій.
Тому наша рекомендація полягає в тому, щоб вже при оголошенні запиту пропозицій вказувати особливі умови поставки товару. Хоча заповнення поля "Умови постачання та інші примітки" не є обов'язковим, проте ми вважаємо, що краще все-таки конкретизувати вимоги щодо поставки. Це забезпечить увагу потенційних учасників і сприятиме їх кращому розумінню вашої конкретної потреби.
Одним із способів полегшити процес для замовника є використання шаблонів договорів. Централізовані закупівельні організації розробили уніфіковані проєкти договорів, які можна використовувати замість власних. При цьому система автоматично додає необхідну інформацію про предмет закупівлі, ціну, якісні та технічні характеристики товару тощо.
Використання шаблону договору дозволяє зекономити час на написання власного проєкту договору і швидко отримати готовий до підписання документ. Таким чином, замовник може сконцентруватися на інших важливих аспектах процесу закупівлі, маючи гарантію щодо правильності і повноти угоди.
Включення ПДВ у очікувану вартість у закупівлі: стратегії та рекомендації
При проведенні закупівель через електронний каталог, як і в інших випадках, першим кроком є визначення очікуваної вартості. Це підносить питання щодо включення податку на додану вартість у цю суму.
В законодавстві немає чіткої відповіді на це питання, і при оголошенні закупівлі можна вказати очікувану вартість як з ПДВ, так і без нього. Однак ми рекомендуємо зазначати очікувану вартість з урахуванням податку навіть у плані. Це дозволить укласти договір як з ПДВ, так і без нього, якщо обидві сторони не є платниками цього податку.
Також слід звертати увагу на одиниці вимірювання товарів у профілі, щоб правильно розрахувати їх кількість. Кожен товар має свою одиницю вимірювання, наприклад, папір - пачками, файли - штуками, молоко - кілограмами тощо. При додаванні товарів до кошика слід коректно визначати кількість, керуючись одиницями вимірювання в каталозі.
Наприклад, якщо замовник раніше купував папір та файли по 50 пачок і 50 упаковок відповідно, то для запиту пропозицій він повинен вказати кількість 50 пачок паперу та 5000 штук файлів. Це допоможе уникнути непорозумінь між замовником і постачальником під час укладання договору.
Дотримуючись цих рекомендацій, замовник зможе ефективно та якісно провести запит пропозицій через електронний каталог.
