Ринок змінюється швидше, ніж триває виконання договору — і це нормальна ситуація, а не аварія. Внесення змін до договору дозволяє адаптувати закупівлю до реальності: замовник отримує потрібні товари чи послуги, постачальник зберігає стабільного партнера й обсяги продажів із можливістю гнучко коригувати ціну.
Розберемо порядок дій, який захистить від помилок на кожному етапі.
Ліміти, за якими змінюються правила
Для великих закупівель діють окремі вимоги. Додаткової уваги потребують договори на суму:
- від 100 тис. грн — для товарів і послуг;
- від 200 тис. грн — для поточного ремонту;
- від 1,5 млн грн — для робіт.
Крок 1. Отримайте пропозицію від контрагента
Процес зазвичай запускає постачальник. Він може надіслати офіційний лист на пошту, зателефонувати або одразу передати проєкт додаткової угоди.
Спосіб звернення менш важливий за його зміст. Головне — зафіксувати пропозицію, щоб мати підставу для наступних кроків.
Крок 2. Звірте дії партнера з умовами договору
Перевірте, чи дотримався постачальник процедури, погодженої раніше.
Розберемо на прикладі. У договорі зазначено, що лист про зміни має надійти за 20 робочих днів до дати змін.
- 5 березня на пошту надійшов запит на зміни з 1 квітня;
- 9 березня ви отримали паперові документи.
Відлік іде від електронного повідомлення, якщо інше не зазначено в договорі. Отже, постачальник у строки вклався, і процедуру дотримано — можна рухатися далі.
Крок 3. Визначте, що саме змінюється
Усі умови договору поділяються на дві групи, і від цього залежить складність подальших дій.
Істотні умови — фундамент угоди: предмет закупівлі, ціна, строки. Сюди ж належать умови, які закон або самі сторони визначили критично важливими.
Інші умови — технічні деталі на кшталт зміни банківських реквізитів чи назви компанії.
Якщо зміни неістотні
Складні обґрунтування не потрібні. Наприклад, при зміні назви постачальника достатньо витягу з ЄДР для підтвердження.
Якщо змінюються істотні умови
Тут потрібно врахувати пункт 19 Постанови 1178 та умови укладеного договору. У тексті додаткової угоди обов'язково зазначте конкретну причину за пунктом 19, а за потреби зробіть розрахунки або перевірте надані постачальником.
Залежно від підстави може знадобитися документальне підтвердження. Класичний випадок — зростання ціни на товар, яке підтверджують довідкою Торгово-промислової палати. Перевірте, чи відсоток зростання в довідці збігається з тим, що пропонує постачальник: цифри в угоді мають відповідати документу.
Окремої уваги вимагають ситуації, коли договір змінюють після втрати чинності Господарським кодексом — цей аспект ми розбирали в матеріалі про порядок зміни договору після втрати чинності ГКУ.
Крок 4. Підпишіть додаткову угоду
Коли цифри в угоді та підтверджувальних документах збігаються, можна підписувати.
Формат використовуйте той самий, що й для основного договору: паперовий варіант із печатками або електронний. Принципово лише те, щоб обидві сторони зафіксували згоду.
Крок 5. Опублікуйте зміни в системі
При зміні істотних умов у вас є 3 робочі дні з дати підписання, щоб завантажити додаткову угоду в електронну систему закупівель.
Під час публікації зазначають:
- номер і дату угоди;
- причину змін — підставу з Постанови;
- нові дані в електронних полях, якщо потрібно: ціну, терміни, обсяги.
Технічні, неістотні зміни публікувати не потрібно — таку угоду достатньо зберегти в себе для звітності. А от що робити, якщо строк оприлюднення додаткової угоди вже минув, ми розглядали окремо.
Три речі, які найчастіше підводять
Внесення змін здається складним лише доти, доки немає чіткого алгоритму. На практиці помилки концентруються у трьох точках: неправильно визначили, чи є умова істотною; не зібрали докази вчасно, зокрема довідку ТПП; пропустили триденний строк публікації.
Гнучкість у контрактах — робочий інструмент, який дозволяє обом сторонам працювати ефективно навіть у нестабільні часи.
